Tips om het subsidie proces te verbeteren

Cost controlAfgelopen week gaf ik weer een workshop aan subsidie-verstrekkers over het subsidie proces.

Hoe zorg je er voor dat de subsidies die je medewerkers behandelen juist worden afgerekend?

Welke valkuilen zijn er? En hoe kunnen de valkuilen worden voorkomen?

Als ik deze vragen stel aan subsidie-medewerkers dan krijg ik vaak dezelfde antwoorden.

Ik noem de meest besproken problemen:

1.    subsidie aanvragen worden niet op tijd behandeld

2.    er wordt niet voldaan aan de gestelde subsidie verplichtingen

3.    subsidie verplichtingen zijn niet meetbaar of effectief zijn, in relatie tot het gestelde beleidsdoel

4.    er wordt overbodige verantwoordingsinformatie opgevraagd

5.     onvoldoende kennis bij de medewerkers om de financiële verantwoordingen goed te beoordelen.

Wat kan je doen om deze problemen op te lossen?

Hierbij 4 tips:

1.    Regel alles goed aan de voorkant:
Zorg voor meetbare doelen en effectiviteit van de verantwoordingsinformatie. Weeg dit af tegen de tijdsduur, doel en bedrag van de subsidie. Vraag geen onnodige informatie.

2.   Maak uniforme toekenningsbeschikkingen (brieven):
Neem vaste onderdelen op in de brief: maak een format. Neem ook subsidie verplichtingen op, die specifiek zijn (bijv. wanneer en op welke wijze verantwoorden, bereiken van bepaald resultaat en gevolgen van het niet tijdig verantwoorden).

3.   Systeem van rappelleren bij niet tijdige ontvangst van verantwoordingsinformatie:
Ontwerp een rappel-systeem voor sturing op tijdige ontvangst van de verantwoordingsstukken en afwikkeling van de subsidie aanvragen. Hierdoor voorkom je dat je niet op tijd bent met de behandeling van de subsidie aanvragen.

4.   Organiseer een training financiële beoordeling van subsidie aanvragen en -verantwoordingen:
Draag je kennis over in een training of huur een subsidie specialist in om de training te verzorgen. De begrotingen/jaarverantwoordingen zien er allemaal anders uit. Het is dus belangrijk om de begrotingen/jaarrekeningen te kunnen lezen, alvorens beslissingen te nemen over de besteding van de subsidie gelden.

Tegen welke problemen loop jij aan en hoe ga je dit oplossen? Ik hoor het graag. Laat svp een reactie achter!

Signature MK1